Vprašanje:

Pozdravljeni. Ustanavljamo novo podjetje in nas zanima, katere interne akte moramo imeti v podjetju.

 

Odgovor:

Nekateri izmed internih aktov so v skladu s slovensko zakonodajo obvezni, medtem ko je nekatere, kljub temu, da niso obvezni, priporočljivo imeti zaradi varnosti pri delu in bolj tekoče organizacije poslovanja.

Prvi izmed internih aktov je pravilnik o računovodstvu, s katerim podjetje uredi pravice in obveznosti v zvezi z razpolaganjem z osnovnimi in finančnimi sredstvi. V tem pravilniku se tudi navede, kdo je upravičen do razpolaganja z računovodskimi podatki ter kakšna je organizacija in zadolžitve računovodstva.

S področja promocije zdravja na delovnem mestu velja omeniti pravilnik o izvajanju programa promocije zdravja na delovnem mestu, s katerim delodajalec načrtuje promocijo zdravja na delovnem mestu , za katero mora zagotoviti tudi potrebna sredstva, prav tako mora biti določen način spremljanja izvajanja takšne promocije. Ministrstvo za zdravstvo je na svojih spletnih straneh objavilo tudi smernice za promocijo zdravja na delovnem mestu.

V kolikor ima podjetje vsaj 50 zaposlenih ali kadar gre za upravljavca osebnih podatkov iz javnega sektorja, mora takšno podjetje imeti izdelan pravilnik o varovanju osebnih podatkov, s katerim mora seznaniti vse svoje zaposlene. Takšen pravilnik je obvezen tudi za notarje, odvetnike, detektive, izvršitelje, izvajalce zasebnega varovanja, zasebne zdravstvene delavce, izvajalce zdravstvenih storitev ter upravljalce občutljivih osebnih podatkov. Takšen pravilnik morajo izdelati tudi druga podjetja, ki ne sodijo v naštete kategorije, v primeru, ko obdelujejo osebne podatke.

Eden izmed internih aktov, ki je obvezen samo pod določenimi pogoji, je tudi akt o sistemizaciji delovnih mest. Pogojno obvezen namreč zato, ker ga morajo imeti le tista podjetja, ki imajo več kot 10 zaposlenih. Gre za akt, ki je pomemben zlasti z organizacijskega vidika, saj se z njim določajo pogoji za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za določeno vrsto dela. S tem aktom se določijo obveznosti, dolžnosti ter odgovornosti zaposlenih, prav tako pa načrtovanje in izvajanje kadrovske politike podjetja. Tudi podlage za sklepanje delovnih razmerjih se uredijo z aktom o sistemizaciji delovnih mest.

Kar zadeva organizacijo dela v širšem pomenu besede, je smiselno, da ima podjetje oblikovan tudi pravilnik o delovnem času, letnih dopustih, bolezenski in drugih odsotnosti, s katerim se natančno določi oziroma omeji gibljiv delovni čas in dolžino letnega dopusta, ki pripada delavcu, način obveščanja delodajalca o delavčevi odsotnosti in podobno. Prav tako je z organizacijskega vidika smiselno, da podjetje (zlasti večja podjetja) oblikujejo pravilnik o uporabi službenih vozil in pravilnik o uporabi službenih mobilnih telefonov.

V kolikor gre za podjetje, ki razvija ali uporablja lastne ali tuje zahtevne tehnološke postopke, je smiselno, da podjetje oblikuje tudi pravilnik o varovanju poslovne skrivnosti. S tem pravilnikom se podjetje lahko zaščiti pred morebitnimi zlorabami v primeru zlorabe poslovne skrivnosti, tako da že vnaprej določi posledice morebitnih zlorab.

Kar zadeva kadrovsko politiko v podjetju, velja razmisliti tudi o oblikovanju pravilnika o nagrajevanju in napredovanju delavcev, ki je sicer neobvezen. S tem pravilnikom se vnaprej določi pogoje, po katerih so lahko delavci nagrajeni in v skladu s katerimi lahko napredujejo, kar lahko predstavlja motivacijo za zaposlene in posledično povečanje delovne učinkovitosti ter izboljšanje poslovnih rezultatov podjetja.

V podjetju sta pomembna tudi dva obvezna pravilnika, in sicer pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanja drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu ter pravilnik o ukrepih delodajalca za preprečevanje trpinčenja na delovnem mestu (mobing). S pravilnikom o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanja drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu podjetje za zaposlene določi postopek in način ugotavljanja, ali in v kolikšni meri je delavec na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc. Po drugi strani s pravilnikom o ukrepih delodajalca za preprečevanje trpinčenja na delovnem mestu na podlagi 24. člena ZVZD-1 delodajalec sprejme ukrepe za preprečevanje, odpravljanje in obvladovanje primerov nasilja, trpinčenja, nadlegovanja in drugih oblik psihosocialnega tveganja na delovnih mestih, ki lahko ogrozijo zdravje delavcev.

Izjava o varnosti z oceno tveganja je naslednji v vrsti internih aktov v podjetju. Je obvezna, saj tako določa Zakon o varnosti in zdravju pri delu. Takšno izjavo mora v pisni obliki izdelati za to usposobljen strokovnjak. Na podlagi takšne izjave je delodajalec dolžan zagotavljati varno in zdravo delovno okolje. Eden od načinov, da delodajalec to uresniči, je tako, da sestavili pravilnik o zagotavljanju varstva in zdravja pri delu, prav tako pa mora zaposlene delavce v podjetju napotiti na zdravstveni pregled, ki ga je potrebno opravljati vsakih nekaj let. Nadalje morajo vsi zaposleni opraviti tudi izpit iz varstva pri delu. Več o varnosti in zdravju pri delu v nadaljevanju.